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现代信息技术辅助企业采购管理
字号:T|T 2014年08月29日10:00     企业资源网
  • 现代信息技术的发展让CIO们看到了曙光,引入信息化手段对企业的采购进行科学管理,能够帮助企业梳理好原先复杂的采购流程,实现采购的规范化及标准化,采购效率、采购成本、采购质量、采购进度等存在的问题均可以可迎刃而解。从采购生命周期出发,围绕采购前—采购中—采购后的轨迹,8thManage用“亲身经历”向我们力证其为企业采购管理带来的一片新气象。

在新经济时代,高效的采购管理能帮助企业优化运营流程、控制成本、提高质量以及增强核心竞争力,是企业面临激烈市场竞争的制胜法宝之一。然而,由于企业高层对采购的不够重视以及管理模式落后等原因,当前许多企业都缺乏有效的采购管理,致使企业的采购普遍存在采购效率低下、采购成本居高不下、采购过程缺乏透明度、暗箱操作及回扣等腐败现象屡禁不止等问题,同时采购物品无法按时交货导致工期延误、采购物品质量低劣影响客户满意度等情况时有发生,让CIO们烦恼不已。

 

现代信息技术的发展让CIO们看到了曙光,引入信息化手段对企业的采购进行科学管理,能够帮助企业梳理好原先复杂的采购流程,实现采购的规范化及标准化,采购效率、采购成本、采购质量、采购进度等存在的问题均可以可迎刃而解。从采购生命周期出发,围绕采购前—采购中—采购后的轨迹,8thManage用“亲身经历”向我们力证其为企业采购管理带来的一片新气象。

 


 

采购前:筛选优质供应商

 

作为采购全生命周期管理的一个重要部分,寻源管理备受CIO们重视,寻找到好的供应商等于采购管理成功了一半。利用自身强大的供应商管理功能,8thManage成功帮助广东健业纺织有限公司快速“锁定”最佳供应商,从源头上杜绝采购问题的出现。

 

广东健业纺织有限公司(以下简称“健业纺织”)成立于2003年,是一家专业的快速流行时尚面料供应商,致力于为各大服装品牌提供流行面料整体解决方案。在上线8thManage之前,健业纺织原有的系统只涉及到采购订单管理,并未对供应商进行信息化的管理,导致供应商资料难以获取、供应商信息传递滞后以及供应商资质难以甄别等问题。利用自身完善的供应商管理机制,8thManage帮助健业纺织解决了供应商管理上的问题,首先是为健业纺织提供了一个实时全面的供应商信息库,支持实时录入所有供应商的基本信息以及重要的业务信息,并提供供应商基本信息页面自定义字段功能,避免不同种类供应商共用相同字段带来的供应商信息混乱;其次,8thManage提供多家供应商的比价功能以及基准价的功能,帮助健业纺织比较由不同供应商提供的相同产品的价格、服务和其他条款及条件,高亮显示采购价与基准价的偏差,确保健业纺织筛选到最优质的供应商。

 

通过8thManage,健业纺织实现供应商信息的实时共享及供应商的快速比价,规范供应商选择流程,严格审核供应商资格,轻松“锁定”最佳供应商。

 

采购中:跟踪采购进度

 

甄选到优质的供应商后,接下来便是物品的采购了。采购是企业经营活动开展非常重要的一个环节,能够顺利采购到企业经营所需的原材料,意味着企业业务的正常开展。正因为如此,企业管理者们都非常关注每一项采购活动的进度,想方设法提升采购效率,让企业所需原材料能够及时“送”到业务开展人员面前。

 

四川创意信息技术股份有限公司(以下简称“四川创意”)成立于1996年,是我国专业的电信外包服务提供商,主营业务为电信外包服务中的电信级数据网络系统解决方案及技术服务。针对领导层及各环节的人无法看到采购的进展、及时跟进采购进度的情况,四川创意上线了8thManage,利用其数据联动以及实时数据汇总的先进工作理念,以项目汇总的形式实时汇总采购进度。通过系统,四川创意业务各环节的人能看到PO(采购订单)当前所处的状态,例如是否已到货,是否已质检入库,财务是否已付款等,方便管理层及时监控采购进度。

 

另外一方面,企业管理者们也非常注重采购效率的提升。如宁波港集团利用8thManage实现了硬件采购订单的自动化管理,在同一工作平台上完成了硬件设备采购订单的提交、审批及跟进的工作,将原来分散的订单集中管理,有效地提升了工作效率。

 


 

采购后:采购物品验收及采购数据分析

采购的物品到货后,并不意味着采购活动的终结,这时候还需要对到货的物品进行验收,追踪实时服务水平协议的实际结果,确保采购质量;同时,还需要对各种采购数据进行统计分析,方便采购成本的把控。

 

得利钟表是一家以订单驱动为主的中型钟表制造企业,主要生产和销售电子表、石英表以及机芯、表壳与其他手表零配件,业务遍及全球十多个国家和地区。为确保为客户提供优质的产品和服务,得利钟表非常注重原材料的质量审查。通过8thManage,得利钟表实现对到货原材料的交付与验收管理,实时跟踪交付与验收情况,尽量减少意外情况的发生。同时,得利钟表还通过系统自动追踪实时服务水平协议的实际结果,计算出相应的的奖励\惩罚,实时通知相关人员。通过8thManage采购管理软件,Dailywin供应商所交付零配件不合格率下降40%。

 

在采购数据的统计方面,四川创意为我们树立了典范。通过8thManage提供的多层次报表工具,四川创意可以合并处理同一供应商的采购订单以及将成本分拆到所属客户合约的基础上,自动计算每个项目的采购成本;可以提取采购订单基础数据,自动统计下一个周期内预计给供应商的付款,方便财务准备现金流;可以监控跟每一个供应商的交易往来,以及统计出交易额前十的供应商,或者当前待付款排名前十的供应商。

 

通过引入8thManage采购管理系统,沿着采购前—采购中—采购后的管理轨迹,CIO们纷纷体验到信息化管理手段给企业采购带来的新气象,采购的全过程均在系统上进行,很好地避免传统实地比货模式带来的弊端,采购效率提升了、采购质量有保障了、采购成本大大降低了,采购完全透明化,暗箱操作等腐败现象无所遁形。