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电子采购平台助推常林机械实现企业资源高效整合
字号:T|T 2014年09月12日13:27     e-works
  • 借助浪潮电子商务的物资采购平台建立集中管控、多组织、多地点的物资采购管理体系,适应集团目前的各种管理模式。通过集中式物资采购模式,提高集团资源利用效率,发挥集团规模优势,同时也实现对物资采购业务的可控化管理、降低采购成本。

一、企业基本情况

 

山东常林机械集团股份有限公司位于山东省临沂,是一家以高精度铸件为基础,以液压系统、发动机、传动系统和电控系统为支撑,以高端智能农业装备和大吨位挖掘机等工程机械为龙头,集研发、生产、销售和服务于一体的多元化发展的国家大型高新技术企业,是国家“九五”期间863计划CIMS项目示范企业,是山东省五家CIMS示范企业及山东省应用国产化软件三家示范企业之一。集团下设常林农装、常林铸业、中川液压、常林道依茨法尔、道依茨(山东)发动机等九个子公司。现有职工4600人,占地150万平方米,总资产40亿元。公司主导产品有手扶拖拉机、轮式拖拉机、柴油机、压路机、装载机、挖掘机、高精度铸件、高端液压件等,是世界上最大的手扶拖拉机制造基地,国内市场份额已达50%以上。“沭河”品牌和商标分别为“中国名牌”和“中国驰名商标”。农业机械、工程机械系列产品畅销欧美、亚非拉等60多个国家和地区。高精度铸造是广汽、菲亚特、吉利、神龙、格力、钱江等多个国内外著名厂家的供应商。

 

二、企业信息化应用总体现状

 

山东常林机械集团股份有限公司先后成功实施了国家863 CIMS应用示范工程、工程机械数字化设计与虚拟制造工程(CAD\CAPP\PDM\CAM)、ERP集团管控系统、PTC公司产品全生命周期管理工程(PLM)等信息化管理项目。通过这些信息化项目的协同平台建设,使企业管理过程中的信息技术、自动化技术、现代管理技术与制造技术相结合,带动产品设计方法和使用工具的创新,企业管理模式的创新、企业间协作关系的创新,真正实现了产品设计制造与企业管理的信息化、生产过程控制的智能化、咨询服务的网络化、企业知识沉淀的共享化,全面提升了集团竞争力。

 

三、电子商务平台项目建设情况介绍

 

1、电子采购平台规划目标

 

实现集中管控提升管理水平

 

借助浪潮电子商务的物资采购平台建立集中管控、多组织、多地点的物资采购管理体系,适应集团目前的各种管理模式。通过集中式物资采购模式,提高集团资源利用效率,发挥集团规模优势,同时也实现对物资采购业务的可控化管理、降低采购成本。

 

投标信息严格保密保障采购公平公正

 

在电子商务平台上进行招标、竞价、询价时,投标书、价格、评标结果等的保密工作不容忽视。平台通过多种严格的防护措施保证相应信息的安全性与保密性。

 

1、通过权限控制接触保密信息,在确定供应商之前,除相关采购人员、领导、评委会成员以外,其他任何人都不能看到保密信息。

 

2、通过时间控制保密信息的访问,在评标时间之前任何人不能打开投标文件;在公布中标结果前,任何人不能打开最终的评标结果。

 

3、通过系统自动与制度结合的控制。评标专家由系统自动抽取,自动通知,主持招标人员与专家之间、专家与专家之前互不透明,可避免串标、围标行为的发生。评标结果由电脑和评标专家共同打分后进行加权平均,各个投标单位的最终得分要到评标结束后才能由电脑自动算出,评标人员也无法预知评标结果,可以防止提前通知投标单位的可能。

 

加强采购价格管控、降低采购成本

 

基于电子商务的物资采购平台业务处理过程中,采购价格的管理是重要的一环,加强价格控制,降低采购价格,是基于电子商务物资采购的重要目的。物资采购价格管理的关键是:审核进货价格是否超市场价,采购综合成本是否合算。采购价格监控管理的要点是:询好价:咨询到真实的市场价;比好价:比质比价比综合价格;做好限价:实事求是,坚持原则。

 

1、建立物资采购价格数据库,为采购业务提供数据支持。

 

2、提供采购交易时价格的比对分析,严控采购价格。

 

3、采购过程中的限价控制,可以有效地控制采购成本发生的情况,对于价格即将高于限定价时给予预警。

 

4、采购价格信息定期,相关人员可根据权限进行查询分析、价格对比分析,价格变动趋势分析。

 

集中采购模式降低采购成本

 

平台能够满足各种物资集中采购模式(集中采购分散结算模式、集中采购集中结算模式、集中采购与分散采购混合模式)的应用,系统统一设定采购的标准和规范,控制采购限价,严格预算控制,确保采购质量,降低采购成本。

 

严格的审批控制提高采购质量

 

加强物资采购过程中的审批控制,不管是集中采购还是自行采购,都可以根据管理程序,通过流程定义对物资的采购进行审批。系统通过工作流平台,可以设置物资的集中采购审批和自行采购审批的流程,严格控制物资采购流程的审批执行,提高审批力度,减少人为干预,提高采购质量。

 

集团电子采购平台搭建面向战略决策、集团管控、下级单位、供应商的物资集中管控应用平台,满足各层面、各岗位人员的物资应用与管理需要,实现上下协同、内外协同、一体化的物资采购模式。

 

基础环境层面

 

充分利用浪潮自身的综合IT服务能力,从硬件与网络基础建设到安全体系、数据库平台提供高质量的产品与服务。结合其为机械制造行业的信息化建设经验,建立更加适合企业物资管控的信息化系统,建立基础信息库,实现信息与流程标准统一。

 

分子公司层面

 

分子公司根据集团下发的标准、规范制度贯彻执行物资管控,并对下属单位的物资采购业务进行检查和指导,执行本单位权限内的集中采购业务。根据集团要求上报本公司的物资需求计划、物资采购统计报表等,对下级各单位的物资采购情况进行监控,随时掌握本公司物资采购、验收入库、消耗领用等信息。

 

3、浪潮GS电子采购平台管控重点

 

集团层面

 

集团层面可以对整个集团的物资业务进行集中式管控,制定物资标准规范、业务流程规范、管理制度等,指导物资采购并对下级单位的执行情况进行监控,对大宗物资及重要物资等进行集中采购,实现采购管理业务的集中管控,掌握集团的供应商关系管理、采购价格管理,对整个集团的物资采购状况进行统计分析、垂直监管,确保集团利益最大化。

 

供应商层面

 

供应商可以通过电子采购平台进行准入申请,审批通过后可以随时了解企业发布的物资采购信息,根据企业的要求和资质情况参与物资的采购招标、竞价等业务,也可以在平台上发布供货信息,供应商中标后可以在网上进行合同的签定,发布发货信息,接收企业收货信息反馈,进行结算信息发布,同企业进行结算情况交互。接受企业对供应商平台业务处理的监控。

 

战略决策层面

 

电子采购平台数据信息最终是要为企业决策者服务的,平台可以为高层管理人员提供方便、丰富、直观的物资采购数据支持,为各级领导层决策提供直接的物资数据支持服务。

 

4、浪潮GS电子采购平台与其他信息系统集成应用

 

在浪潮基于电子商务的物资采购平台的构建过程中,为了保持业务的联动和处理效率,系统在设计和实现过程中,通过系统级集成方式与浪潮系列子系统无缝集成,通过浪潮数据接口平台实现与异构系统集成,来实现信息共享和数据传输。接口平台支持多种数据传输方式:文本文件(XML、TXT等)、WebService、直接数据库、API调用等。

 

与资金管理系统集成

 

资金管理系统是企业管理中重心,而采购付款资金流量又很大,需要与供应商进行大量的资金支付。通过浪潮数据接口平台在采购结算过程中对外付款、对内结算都可以方便的转入资金系统办理。

 

采购系统进行采购付款时,付款申请审批通过后可以转入资金系统,由资金系统直接进行资金划拨,并且可以接受资金计划的控制;

 

与财务管理系统集成

 

基于电子商务的物资采购平台中的业务数据通过浪潮接口平台可以根据定制的规则自动生成财务核算凭证,实现物资采购业务处理与财务核算的一体化,提高财务人员的工作效率。

 

与全面预算系统集成

 

物资预算是集团全面预算的一个重要组成部分,在具体的采购业务受理和办理过程中,通过与物资预算和采购计划、采购申请的关联控制,加强集团物资管理业务风险的事前控制和有效防范。

 

与决策支持系统集成

 

物资采购管理作为集团管理的核心,同时也是集团风险防范和风险预警的关键。通过与决策支持系统的集成,以加强对整个集团物资采购业务的整体规划、关键业务指标分析,以更好的为集团的战略决策提供业务支撑。

 

四、效益分析

 

通过电子商务信息化项目的推广应用,不仅提高了企业内部管理水平,提高了业务协同效率,增加了企业经济利润,具体表现在以下几个方面。

 

1、电子商务系统的利用,加强了企业与供应商、客户之间的业务联系,实现了网上信息传递,满足了各方业务管理的需求,从而及时地进行信息资源共享,有效管控业务流转过程中的差异,加速了业务推进的速度,提高了办事效率。

 

2、通过电子商务信息系统的集成、应用,特别是在项目实施过程的业务流程优化、岗位职责梳理及审批权限定义,夯实了企业管理基础,提高了管理效益,在确保企业战略目标实现、提高企业运营效率、降低运营成本等方面发挥了重要作用。

 

五、所运用的电商平台

 

在企业内部网(Intranet)应用方面,规划并实施了电子采购、电子营销、三包服务、配件管理等业务应用;规划并实施自建内部邮件系统及信息化协同管理门户,实现了信息化系统一站登录、网上流程申批及商务智能分析等关键业务应用。

 

在企业外部网(Ex-tranet)或互联网(lnternet)应用方面,采用了双线路接入服务,保证了企业与上、下游业务的有效协同,借助网络专线、VPN技术实现集团与国外、国内不同办事处的业务协同管理。

 

六、电子商务方面的制胜之道

 

电子商务应用是企业突破传统业务瓶颈、拓新业务模式的有效工具、企业需高度重视并进行重点实施推进。

 

电子商务系统在满足正常业务需求的基础上,其数据信息最终是要为企业决策者服务,为高层管理人员提供方便、丰富、直观的数据及信息支持,为各级领导层决策提供直接的支持服务,对系统规划与建设来说至关重要。

 

七、企业电商遇到的问题及难题

 

电子商务平台应用需结合企业行业特点及自身业务实际进行规划,目前市场上电子商务平台产品很多,软件功能及使用规模不等,给软件选型带来一定风险,建议行业协会加强引导、多组织相关业务知识培训,进行相关沟通交流,引导并帮助企业选择自己企业的合适产品。

 

电子商务平台有效运行与网上电子商务平台资金支付息息相关,因此网上跨平台支付需重点考虑网上资金支付风险控制,确保业务协同单位、客户利益。

 

电子商务平台建设、特别是网络连接的数据及通讯安全、网络数字带宽及其稳定性对系统应用来说非常重要。建议网络运营商务加强这方面的网络基础建设,为电子商务接入用户提供一个安全、稳定、高速、有效的网络支撑平台。

 

八、电商的未来规划

 

继续加大企业电子商务平台建设及其推广力度,在实现业务有效协同的同时,注重电子商务平台与原有业务系统的有效整合;注重网络及硬件建设;注重提高数据的安全、稳定性及相关业务模式创新、规划并建设适合集团自身业务发展实际的信息化管理系统。